Dix minutes, et votre première manifestation est en ligne

Guide de démarrage · mis à jour le 22 octobre 2026

Ce guide s'adresse à la personne du comité qui va s'en occuper. Vous n'avez rien à installer, rien à paramétrer avant de commencer, et vos bénévoles n'auront pas de compte à créer.

Comptez dix minutes pour les trois premières étapes. Le reste de la page décrit ce qui se passe ensuite tout seul, et les quelques réglages qui valent la peine d'être touchés une fois, puis plus jamais.

1.Ouvrir l'espace de la société2 min

Sur la page d'accueil, remplissez le formulaire « Ouvrons l'espace de votre société » : le nom de la société, votre prénom, votre e-mail, votre natel. Vous recevez tout de suite un e-mail avec deux choses :

• l'adresse de votre page bénévoles, de la forme montournus.ch/s/votre-societe. La forme plus longue montournus.ch/club/votre-societe mène au même endroit, si vous la trouvez plus parlante dans un groupe ;
• le code du comité, qui ouvre l'espace de gestion.

Gardez ce code : sans lui, il faut nous écrire pour le faire renvoyer. Il n'y a pas de mot de passe par personne : le comité partage un code, et chacun entre son prénom en arrivant pour que le journal des actions sache qui a fait quoi.

2.Créer la manifestation et ses postes5 min

Dans l'espace du comité, onglet Événements, bouton Nouvel événement. Il vous faut trois informations : un nom, une date, et un lieu. C'est tout pour l'événement lui-même.

Les postes

Un poste, c'est un créneau à couvrir : Buvette, 14:00 – 18:00, 3 personnes. Sous l'événement, dépliez + Ajouter un poste et remplissez :

Pour une manifestation à vingt postes, saisissez-les à la suite : le formulaire se rouvre vide à chaque fois, comptez une quinzaine de secondes par poste. Et l'année suivante, vous ne recommencerez pas : le bouton Dupliquer recopie la manifestation entière avec tous ses postes, et vous changez juste la date.

Deux réglages utiles sur l'événement

• Brouillon — l'événement existe pour vous mais reste invisible aux bénévoles. Pratique pour préparer un giron tranquillement et tout ouvrir le même soir.
• Date limite d'inscription — passé ce jour, la page affiche « inscriptions closes » et personne ne peut plus s'ajouter. Vous, oui, depuis l'espace du comité.

3.Envoyer le lien aux bénévoles3 min

Dans l'espace du comité, bouton Copier le lien bénévoles, puis collez-le dans le groupe WhatsApp de la société. Un seul message, un seul lien, valable pour toutes vos manifestations : pas besoin d'en renvoyer un à chaque fois.

Le bénévole ouvre le lien, voit les postes qui manquent de monde, coche un ou plusieurs créneaux d'un coup, donne son prénom, son nom et son e-mail, et c'est fini. Pas de compte, pas de mot de passe. Il reçoit une confirmation avec un rendez-vous à mettre dans son agenda.

Pour ceux qui ne sont pas dans le groupe

Onglet Réglages, section Affiche et QR code : l'affiche s'imprime en A4. Posée à la buvette ou au vestiaire, elle marche pour les parents et les anciens qui ne lisent pas WhatsApp.

4.Ce qui se fait tout seul ensuite

À partir de là, vous n'avez rien à faire. Les choses suivantes partent sans que personne ne les déclenche :

Les parents des bénévoles mineurs reçoivent une copie des confirmations et des rappels, s'ils sont renseignés dans la fiche du jeune.

Vos données vous appartiennent. Le bouton Export Excel, dans l'onglet Présences, vous rend tout en un fichier qui s'ouvre dans Excel — à n'importe quel moment, sans rien demander à personne.

5.Les réglages à faire une fois

Onglet Réglages. Vous pouvez vivre sans y toucher, mais ces six-là valent les cinq minutes :

1. Changer le code du comité pour quelque chose que vous retenez à plusieurs.
2. Vos couleurs et votre écusson, pour que la page ressemble à votre société et pas à un formulaire.
3. Qui peut voir votre page — ouverte à tous, ou protégée par un mot de passe que vous donnez au groupe.
4. Le débrief du lendemain, à activer si vous voulez savoir ce qui a coincé pendant que c'est encore frais.
5. L'effacement des anciennes données — au bout du délai que vous fixez, les noms des bénévoles disparaissent et seuls les chiffres restent. C'est ce que la protection des données attend de vous, et c'est fait tout seul.
6. Le calendrier de la société, un lien à donner au groupe pour que toutes les dates arrivent dans leur téléphone.

Dans le même onglet, si ça vous concerne : les engagements dus par saison (chaque membre doit trois postes, par exemple, et le site compte), les bons repas, les indemnités, les sponsors, et l'import de vos membres depuis un fichier Excel.

6. Le jour de la manifestation

• Le plan du jour s'imprime : qui est à quel poste, à quelle heure, avec les natels. Une feuille à la buvette, et le responsable n'a plus besoin de son téléphone.
• Les présences se pointent depuis l'espace du comité, sur le natel, au fur et à mesure. C'est ce pointage qui alimente les engagements dus et les attestations.
• Le matériel prêté se note : qui a pris la friteuse, qui a rapporté les tables. L'espace affiche ce qui est encore dehors.
• Écrire aux inscrits, onglet Messages, envoie un e-mail à tout le monde ou à un poste en particulier, en un bouton. Utile pour un changement d'heure le matin même.

7. Après, et la fois suivante

Trois choses à connaître, parce qu'elles font gagner le plus de temps :

• Dupliquer la manifestation. Le loto de l'année prochaine, c'est le loto de cette année recopié avec une nouvelle date. Les postes, les heures, les effectifs : tout est déjà là.
• L'attestation d'engagement bénévole (onglet Stats) s'imprime pour une personne, avec ses heures faites. Les jeunes en demandent pour leur dossier d'apprentissage, et les communes pour leurs prix du bénévolat.
• Le dossier de subvention (onglet Stats) réunit les chiffres de la saison — heures, personnes, manifestations — sans aucun nom. C'est ce qu'une commune ou un fonds du sport demande, et c'est prêt à joindre.

8. Si quelque chose ne va pas

Pour le reste, écrivez. Montournus est fait dans le canton de Fribourg par une personne qui répond elle-même.